Στα πλαίσια της εναρμόνισης της πρακτικής του Ινστιτούτου Μελετών Δικαστικής Γραφολογίας “Ο Χαρτουλάριος” με τις επιστημονικά έγκυρες και εγκεκριμένες διεθνώς πρακτικές στο πεδίο της Δικαστικής Γραφολογίας, και σύμφωνα με τις κατευθυντήριες οδηγίες του Ευρωπαϊκού Δικτύου Εγκληματολογικών Ινστιτούτων (European Network of Forensic Science Institutes) του οποίου μέλος είναι και το προαναφερθέν εργαστήριο, οι εργασίες μας πραγματοποιούνται εφαρμόζοντας την επιστημονική αρχή των τεσσάρων-ματιών (four eye principle) & της διπλής αξιολόγησης (peer review system) με εξέταση και συνυπογραφή δύο Ειδικών Δικαστικών Γραφολόγων.

Το Ινστιτούτο μας εφαρμόζει δύο συστήματα διπλής αξιολόγησης;

α) Σύστημα ταυτόχρονης εξέτασης: η υπόθεση ανατίθεται ταυτόχρονα σε δύο εξεταστές τους εργαστηρίου (εξεταστής Α και εξεταστής Β). Κάθε εξεταστής φέρει εις πέραν τη δοθείσα εντολή ανεξάρτητα από τον άλλον. Όταν ολοκληρώσουν και οι δύο εξεταστές τη διερεύνηση, και διατυπώσουν ο κάθε ένας το πλήρως αιτολογημένο συμπέρασμά τους, ανταλάσσουν απόψεις και καταλήγουν σε ένα ενιαίο συμπέρασμα. Το προϊόν αυτής της διαδικασίας (Ενημερωτικό Σημείωμα, Γνωμοδότηση κλπ.) συνπυογράφεται και από τους δύο εξεταστές.

β) Σύστημα επίβλεψης. Η πραγματογνωμοσύνη που έχει ανατεθεί σε έναν εξεταστή, αφότου ολοκληρωθεί και συνταχθεί η Έκθεση Πραγματογνωμοσύνης, υποβάλλεται σε δεύτερο εξεταστή – ελεγκτή, με πλήρη απόκρυψη των προσωποπαγών στοιχείων, οποίος εξετάζει και επικυρώνει την ορθότητα της εφαρμογής της επιστημονικής μεθοδολογίας της Δικαστικής Γραφολογίας/ Δικαστικής Εξέτασης Εγγράφων από τον αρχικό εξεταστή.

Ο ρόλος του επιβλέποντα/ελεγκτή Ειδικού Δικαστικού Γραφολόγου αφορά αποκλειστικά την πιστοποίηση ότι ο διορισμένος δικαστικός γραφολόγος εφάρμοσε την πρέπουσα μεθοδολογία σύμφωνα με τις αρχές της δικαστικής γραφολογίας, και δεν υπεισέρχεται στο σχηματισμό του συμπεράσματος , ούτε λαμβάνει γνώση των ονομάτων ή των εμπλεκομένων στην εκάστοτε υπόθεση, για την απόκρυψη των οποίων λαμβάνεται ιδιαίτερη μέριμνα σε πλήρη συμμόρφωση με την αρχή της μυστικότητας της διαδικασίας και τις διατάξεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Η πρακτική αυτή γίνεται σύμφωνα με τα πρωτόκολλα διαχείρισης ποιότητας (quality management – ISO 17025), κατ’ εφαρμογή της αρχής του διπλού ελέγχου.